Papierkram im Betrieb loswerden: Wo die Stunden wirklich hängen bleiben

Papierkram wirst Du los, indem Du zuerst aufschreibst, wo er Deine Stunden bindet. Er sitzt selten an einer Stelle, sondern verteilt sich: Belege suchen, Angaben doppelt abtippen, Rückfragen zu Rechnungen, Lieferscheine ablegen. Zwei Wochen Strichliste zeigen Dir, welche Handgriffe zuerst wegfallen können. Vieles davon geht ohne neue Software und bevor Du jemanden einstellst.

Warum sitzt Du nach Feierabend noch im Büro, obwohl der Tag voll war?

Du sitzt nach Feierabend noch im Büro, weil der Papierkram tagsüber keinen eigenen Platz hat. Er besteht aus vielen kurzen Handgriffen, die zwischen Kunden, Baustelle und Telefon keinen Raum finden. Also wandern sie in die Stunde, in der niemand mehr etwas von Dir will.

Das hat mit Deinem Fleiß nichts zu tun. Dein Tag war voll, und die Arbeit darin war echt. Die Lücke liegt woanders: zwischen der Zeit, die Du im Büro verbringst, und dem, was am Ende sichtbar erledigt ist.

Der Grund für diese Lücke ist die Verteilung. Ein Handgriff von vier Minuten fällt Dir nicht auf. Zwanzig davon am Tag schon, nur siehst Du sie nie nebeneinander.

Du kennst den Ablauf aus Deinem eigenen Tag. Du beginnst morgens ein Angebot, dann klingelt das Telefon. Nach dem Gespräch liegt ein Lieferschein auf dem Tisch, den Du kurz zur Seite legst. Mittags fragt ein Kunde nach seiner Rechnung, und Du suchst sie zwischen zwei Terminen. Abends ist das Angebot vom Morgen noch offen.

Jede dieser Unterbrechungen kostet Dich zweimal. Einmal die Minuten für den Handgriff selbst. Und ein zweites Mal die Anlaufzeit, bis Du wieder weißt, wo Du im Angebot warst.

Dazu kommt ein Nachteil der Abendstunde, den Du leicht übersiehst. Du hast dann zwar Ruhe, aber niemanden, den Du fragen kannst. Das Steuerbüro ist geschlossen, der Kunde nicht erreichbar, der Lieferant auch nicht. Was eine Rückfrage braucht, bleibt offen und liegt morgen wieder bei Dir auf dem Tisch.

Solange Du die Handgriffe nicht nebeneinander siehst, suchst Du die Lösung am falschen Ort. Du denkst an eine Bürokraft oder an neue Technik, bevor Du weißt, was genau Dich die Stunden kostet.

Deshalb beginnt der Weg aus dem Papierkram für Dich mit einer Frage, die vor jeder Anschaffung steht: Wo genau bleiben die Stunden?

Wo bleiben die Stunden beim Papierkram wirklich hängen?

Die Stunden bleiben an vier Stellen hängen: beim Suchen von Belegen, beim doppelten Abtippen von Angaben, bei Rückfragen zu Rechnungen und bei der Ablage. Keine dieser Stellen wirkt für sich groß. Zusammen bestimmen sie, wann Du abends das Licht ausmachst.

Belege suchen. Ein Beleg kommt bei Dir auf mehreren Wegen an: per Post, per E-Mail, als Foto auf dem Handy, als Zettel im Auto. Jeder Weg ist ein eigener Ort, an dem Du später suchst. Das Ablegen selbst kostet Dich wenig, das Wiederfinden viel.

Du erkennst diese Stelle an einem Satz, den Du Dir selbst sagst: „Das habe ich doch irgendwo." Der Satz stimmt. Der Beleg ist da, nur weißt Du nicht, an welchem Deiner Orte. Du suchst also nicht einen Beleg, Du gehst der Reihe nach Deine Eingänge durch.

Angaben doppelt abtippen. Du schreibst Name, Anschrift und Leistung ins Angebot. Dann schreibst Du dieselben Angaben in die Rechnung, in die Tabelle und in die Mail an den Kunden. Jede Wiederholung kostet Dich Minuten und bringt die Möglichkeit eines Tippfehlers mit.

Der Tippfehler ist dabei der teurere Teil. Eine falsche Hausnummer oder ein Zahlendreher im Betrag fällt Dir erst auf, wenn der Kunde sich meldet. Dann korrigierst Du die Rechnung, verschickst sie neu und wartest länger auf Dein Geld. Aus zwei Minuten Abtippen ist für Dich eine Rückfrage geworden.

Rückfragen zu Rechnungen. Ein Kunde fragt, ob die Rechnung schon raus ist. Dein Steuerbüro fragt nach einem fehlenden Beleg. Du rennst offenen Rechnungen hinterher. Jede dieser Fragen unterbricht Dich und schickt Dich zurück zur ersten Stelle: suchen.

Rückfragen sind für Dich mehr als eine Störung. Sie zeigen Dir an, wo eine Angabe fehlte oder nicht auffindbar war. Wenn Dich drei Kunden in einer Woche dasselbe fragen, dann hat in Deinen Unterlagen dreimal dieselbe Auskunft gefehlt.

Lieferscheine ablegen. Die Ablage wird aufgeschoben, weil sie nichts Dringendes ist. Der Stapel wächst, und mit ihm die Suchzeit bei der nächsten Rückfrage. So füttert eine Stelle die andere.

Hier schließt sich für Dich der Kreis. Der Stapel verlängert die Suche. Die Suche verzögert die Antwort auf die Rückfrage. Die Rückfrage unterbricht die Arbeit, bei der Du gerade Angaben abtippst. Du hast es also nicht mit vier einzelnen Posten zu tun, sondern mit einem Kreislauf, der sich selbst antreibt.

Daran ändert auch das Format wenig. Ob eine Rechnung bei Dir auf Papier, als PDF oder als E-Rechnung ankommt: Solange sie über mehrere Wege eingeht und niemand festgelegt hat, wohin sie gehört, suchst Du weiter.

Zettelwirtschaft heißt nicht, dass bei Dir Unordnung herrscht. Sie heißt: Dieselbe Angabe liegt an mehreren Orten, und keiner davon ist der verbindliche.

Welche der vier Stellen bei Dir die meisten Stunden bindet, kann ich Dir von außen nicht sagen. Du kannst es in zwei Wochen selbst feststellen.

Wie findest Du in zwei Wochen heraus, welche Büroarbeit am meisten Zeit kostet?

Du findest es heraus, indem Du zwei Wochen lang jeden Büro-Handgriff mit einem Strich und einer geschätzten Dauer notierst. Danach rechnest Du pro Handgriff: Minuten mal Häufigkeit. Die Reihenfolge, die dabei entsteht, weicht häufig von Deinem Gefühl ab.

Dafür reicht ein Blatt Papier neben der Tastatur. Drei Spalten: Was habe ich getan, wie lange hat es gedauert, was hat es ausgelöst. Eine Zeile pro Handgriff, beim Wiederholen nur noch ein Strich.

Ein Handgriff ist dabei alles, was Du im Büro mit Unterlagen tust und was einen Anfang und ein Ende hat. „Rechnung geschrieben" ist ein Handgriff. „Anschrift aus dem Angebot herausgesucht" ist ein eigener. Je kleiner Du die Zeilen fasst, desto genauer siehst Du später, was Du streichen kannst.

Die Dauer schätzt Du, Du stoppst sie nicht. Eine Schätzung auf zwei Minuten genau reicht Dir, denn Du willst am Ende eine Reihenfolge und keine Buchhaltung über Deine Zeit. Wichtig ist nur, dass Du sofort notierst und nicht abends aus der Erinnerung.

Die dritte Spalte ist die wichtigste. „Beleg gesucht" sagt Dir, was Zeit gekostet hat. „Beleg gesucht, weil das Steuerbüro nachgefragt hat" sagt Dir, wo Du ansetzen kannst.

Der Auslöser trennt für Dich das Anzeichen von der Ursache. Die Suche ist das Anzeichen. Die Ursache ist, dass der Beleg beim ersten Mal nicht beim Steuerbüro angekommen ist. Wenn Du nur die Suche beschleunigst, kommt die Nachfrage im nächsten Monat wieder.

Zwei Wochen sind kein Zufall. Eine einzelne Woche zeigt Dir auch Ausreißer, etwa den einen Tag, an dem alles zusammenkam. Erst in der zweiten Woche siehst Du, was wiederkehrt, und nur das Wiederkehrende lohnt den Eingriff.

Dann rechnest Du. Ein Rechenbeispiel mit angenommenen Zahlen, setz Deine eigenen ein: sechs Minuten Suche pro Beleg, fünf Belege am Tag. Das sind 30 Minuten täglich und 2,5 Stunden in einer Woche mit fünf Arbeitstagen. Der einzelne Handgriff war nie das Problem, sondern die Häufigkeit.

Ein zweites Beispiel, wieder mit angenommenen Zahlen: drei Minuten, um Kundendaten ein weiteres Mal einzutippen, achtmal am Tag. Das sind 24 Minuten täglich und zwei Stunden in der Woche. Gefühlt hättest Du diesen Posten vermutlich weit hinten eingeordnet, weil kein einzelner Durchgang Dich aufhält.

Am Ende der zwei Wochen sortierst Du Deine Zeilen nach Minuten pro Woche, die größte zuerst. Die ersten drei Zeilen sind Dein Arbeitsauftrag. Alles darunter lässt Du vorerst liegen.

Du denkst jetzt vielleicht: Noch eine Liste, noch mehr Papierkram. Der Unterschied ist, dass diese Liste nach zwei Wochen endet und Dir eine Entscheidung liefert. Wie Du solche unauffälligen Zeitfresser im ganzen Betrieb aufspürst, zeige ich in Welcher Vorgang kostet in Deinem Betrieb am meisten Zeit, ohne dass es Dir auffällt?

Was Du nicht gezählt hast, kannst Du nicht streichen.

Welche Handgriffe können zuerst weg?

Zuerst können die Handgriffe weg, die häufig vorkommen und Dein Urteil nicht brauchen. Das sind in der Regel das doppelte Abtippen und das Suchen. Beide entstehen nicht aus der Aufgabe selbst, sondern aus der Art, wie die Angaben bei Dir ankommen und liegen.

Die Unterscheidung dahinter ist einfach. Ein Angebot zu kalkulieren braucht Dein Urteil, denn dort steckt Deine Erfahrung. Die Anschrift des Kunden in die Rechnung zu übertragen braucht es nicht. Beides steht in Deinem Kalender als „Büro", aber nur eines davon ist Deine Arbeit.

Geh Deine Liste in dieser Reihenfolge durch, von oben nach unten, beginnend beim Handgriff mit den meisten Minuten:

1. Weglassen. Braucht jemand das Ergebnis dieses Handgriffs? Eine Liste, die keiner liest, und eine Kopie, die keiner sucht, kannst Du ersatzlos streichen.
2. Einmal statt zweimal. Wo tippst Du dieselbe Angabe mehrfach? Leg fest, wo sie zuerst erfasst wird, und übernimm sie von dort.
3. Bündeln. Was Du zwanzigmal am Tag einzeln tust, erledigst Du in einem festen Block ohne die Anlaufzeit dazwischen.
4. Feste Regel. Was immer gleich abläuft, braucht Deine Entscheidung nur einmal: beim Festlegen der Regel.

Zu jedem Schritt ein Beispiel aus dem Alltag. Weglassen: der Ausdruck einer Rechnung, die Du ohnehin als Datei abgelegt hast. Einmal statt zweimal: die Kundendaten, die Du aus dem Angebot übernimmst und nicht neu schreibst. Bündeln: Lieferscheine, die Du einmal am Tag zu einer festen Uhrzeit ablegst. Feste Regel: Jede Eingangsrechnung geht am Tag des Eingangs an denselben Ort.

Die Reihenfolge zählt. Wer bei Punkt 4 anfängt, regelt Handgriffe, die bei Punkt 1 verschwunden wären. Deshalb streichst Du erst und ordnest dann.

Der Einwand liegt nahe, dass Du das Weglassen längst erledigt hast. Prüf es an Deiner Liste und nicht aus dem Kopf. Gewohnte Handgriffe hinterfragst Du nicht mehr, gerade weil sie so kurz sind. Die Liste zeigt sie Dir zum ersten Mal mit einer Zahl daneben.

Was sich ohne neue Software ändern lässt

Vier Dinge kannst Du diese Woche ändern, mit dem, was Du schon hast.

Ein Eingang für Belege. Leg einen einzigen Ort fest, an dem jeder Beleg zuerst landet: ein Postfach, ein Ordner, ein Fach. Alles, was woanders ankommt, wird am selben Tag dorthin gebracht. Damit suchst Du künftig an einem Ort statt an fünf.

Das gilt auch für die Wege, die Du nicht abschaffen kannst. Der Zettel aus dem Auto wird fotografiert und in denselben Ordner gelegt. Die Rechnung aus dem zweiten Postfach wird weitergeleitet. Die Wege dürfen bei Dir verschieden bleiben, solange das Ziel dasselbe ist.

Eine Benennung. Gib jeder Datei denselben Aufbau, zum Beispiel Datum, Absender, Betreff. Dann findest Du einen Beleg über die Suche und brauchst Dein Gedächtnis dafür nicht.

Wenn Du das Datum mit dem Jahr beginnst, sortiert sich Dein Ordner von selbst nach der Zeit. Welchen Aufbau Du wählst, ist dabei zweitrangig. Entscheidend ist, dass Du und jeder in Deinem Betrieb denselben benutzt.

Eine Quelle für Kundendaten. Entscheide, wo Name, Anschrift und Auftrag zuerst stehen. Angebot, Rechnung und Mail greifen darauf zurück. Was Du einmal richtig erfasst hast, kopierst Du und tippst es nicht neu.

Das kann die Tabelle sein, die Du schon führst. Die Regel dazu lautet: Geändert wird nur dort. Zieht ein Kunde um, trägst Du die neue Anschrift an dieser einen Stelle ein, und jede spätere Rechnung holt sie sich von dort.

Eine feste Antwort auf wiederkehrende Rückfragen. Wenn bei Dir das Telefon nicht stillsteht, zähl mit, welche drei Fragen am häufigsten kommen. Beantworte sie, bevor sie gestellt werden: mit einem Satz in der Auftragsbestätigung oder einem Hinweis auf der Rechnung.

Fragt man Dich etwa regelmäßig, wann die Rechnung kommt, dann schreib den Zeitpunkt in die Auftragsbestätigung. Die Auskunft kostet Dich einen Satz, einmal formuliert. Die Frage hätte Dich jedes Mal eine Unterbrechung gekostet.

Keine dieser vier Änderungen kostet Dich Geld. Sie kosten Dich eine Entscheidung und zwei Wochen, in denen Du Dich daran hältst.

Du denkst jetzt vielleicht: zu einfach, um den Unterschied zu machen. Jede der vier Änderungen setzt an einer der vier Stellen an, an denen Deine Stunden hängen bleiben. Ein Eingang kürzt die Suche. Eine Quelle beendet das Abtippen. Die feste Antwort senkt die Rückfragen. Die Benennung macht aus der Ablage einen Handgriff von Sekunden.

Ein Ort schlägt fünf Orte.

Was kannst Du abgeben, bevor Du eine Bürokraft einstellst?

Abgeben kannst Du alles, was Du in wenigen Sätzen so beschreiben kannst, dass jemand anderes es ohne Rückfrage erledigt. Belege einsortieren, Rechnungen nach festem Muster schreiben, Zahlungseingänge abgleichen. Was Du nicht beschreiben kannst, bleibt auch mit einer Bürokraft bei Dir, weil sie Dich dann fragt.

Mach die Probe an einer Zeile Deiner Liste. Schreib in drei Sätzen auf, wie der Handgriff abläuft: was ihn auslöst, was zu tun ist, wo das Ergebnis landet. Gelingt Dir das, kannst Du ihn abgeben. Brauchst Du ein „kommt darauf an", steckt darin noch eine Entscheidung, die bisher nur Du triffst.

Deshalb kommt die Liste vor der Stellenanzeige. Nach zwei Wochen und den vier Änderungen siehst Du, was übrig ist. Das ist die Arbeit, über die Du wirklich entscheidest.

Dieser Rest teilt sich in drei Gruppen:

• Dein Urteil: Arbeit, bei der Du entscheiden musst. Die bleibt bei Dir.
• Ein Mensch: Arbeit, die Augenmaß und Kontakt verlangt. Dafür kann eine Bürokraft die richtige Antwort sein.
• Eine feste Regel: Arbeit, die immer gleich abläuft. Sie kann von allein passieren, ohne dass jemand daran denkt.

Die Zuordnung fällt Dir mit zwei Fragen leicht. Muss hier jemand abwägen? Dann gehört die Zeile zu Dir oder zu einem Menschen. Läuft es jedes Mal gleich ab, nach dem Muster „wenn dies, dann das"? Dann gehört sie in die dritte Gruppe.

Ein Beispiel für die dritte Gruppe: Eine Anfrage kommt per E-Mail, der Termin wird eingetragen, die Bestätigung geht raus, und beide Seiten werden erinnert. An keiner Stelle dieses Ablaufs wägt jemand ab. Er kostet Dich trotzdem jedes Mal Minuten, solange Du ihn von Hand erledigst.

Wer einstellt, bevor er sortiert hat, gibt einem neuen Menschen die alte Zettelwirtschaft in die Hand. Dann zahlst Du ein Gehalt dafür, dass jemand anderes sucht. Wer erst sortiert, weiß, wofür er Hilfe braucht und welche.

Die Sortierung hilft Dir auch dann, wenn Du am Ende einstellst. Deine drei Sätze pro Handgriff sind die Einarbeitung. Die neue Kraft beginnt mit beschriebenen Aufgaben und einem einzigen Eingang, und Du beantwortest in der ersten Woche weniger Fragen.

Für die dritte Gruppe gibt es einen eigenen Weg, und um den kümmern wir uns bei imprUvement.

Sieh Dir an, wie wir Betrieben den Papierkram abnehmen