E-Rechnungspflicht im Betrieb: Was Du jetzt konkret vorbereitest

Du bereitest vier Dinge vor: Du schreibst auf, wie Rechnungen heute bei Dir ein- und ausgehen. Du legst fest, wer sie bearbeitet. Du prüfst, ob Deine Software ein strukturiertes Format lesen und erzeugen kann. Und Du klärst mit Deiner Steuerberatung, was offen bleibt. Die E-Rechnung ist kein neues Papier, sondern ein Datensatz, und darauf stellst Du Deinen Betrieb ein.

Muss Dein Betrieb E-Rechnungen empfangen können, auch wenn Du selbst noch keine schreibst?

Ja. Der Empfang ist der Teil, der zuerst zählt. Sobald ein Lieferant Dir eine Rechnung im neuen Format schickt, musst Du sie annehmen, lesen und verbuchen können, unabhängig davon, in welchem Format Du Deine eigenen Rechnungen gerade stellst.

Das ist der Punkt, den viele Betriebe übersehen, weil sie beim Thema E-Rechnung an ihre Ausgangsrechnungen denken. Die Frage „Wann muss ich umstellen?" meint meistens den Versand. Die Eingangsseite läuft schon heute über Deinen Tisch, bei jeder Rechnung, die ein anderer Betrieb Dir schickt. Welche Fristen für Deinen Betrieb beim Versand gelten, lässt Du Dir von Deiner Steuerberatung bestätigen. Für den Empfang brauchst Du keine Frist abzuwarten, Du brauchst einen Weg, wie die Datei bei Dir ankommt und weiterverarbeitet wird.

Der Grund für diese Reihenfolge liegt nicht bei Dir, sondern bei Deinen Partnern. Welches Format bei Dir eingeht, entscheidet der Absender. Dein Großhändler, Dein Fuhrparkdienst, Deine Werbeagentur stellen um, wenn es für sie passt, und ab dem Tag liegt bei Dir eine Datei im Postfach, die Du bisher so nicht kanntest. Ein Umschlag auf dem Schreibtisch erinnert Dich daran, dass er geöffnet werden will. Eine Datei in einem Anhang tut das nicht. Sie liegt dort, bis jemand sie sucht, und wenn niemand weiß, dass sie gesucht werden muss, liegt sie lange.

„Annehmen können" heißt dabei dreierlei. Erstens: Die Datei kommt an einem Ort an, den jemand regelmäßig ansieht. Zweitens: Es gibt ein Programm, das die Datei öffnet und ihren Inhalt lesbar zeigt, auch wenn Dein Buchhaltungsprogramm das noch nicht kann. Drittens: Die Datei wird so abgelegt, dass sie später wiedergefunden wird. Alles drei kannst Du heute einrichten, ohne eine einzige eigene E-Rechnung zu schreiben.

Ich sage es so deutlich, weil die Reihenfolge Deine Vorbereitung bestimmt: Erst der Eingang, dann der Ausgang. Wer mit dem Ausgang beginnt, baut an der Stelle, die zuletzt gebraucht wird.

Ist ein PDF per E-Mail noch eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ist ein Bild einer Rechnung, keine E-Rechnung im Sinne der neuen Regeln. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den eine Software ohne menschliches Abtippen auslesen kann: Rechnungsnummer, Datum, Positionen, Beträge, Steuersätze stehen in festen Feldern.

Der Unterschied ist für Dich keine Formsache. Beim PDF liest ein Mensch die Rechnung und tippt die Werte in Dein System. Beim strukturierten Datensatz übernimmt Dein System die Werte selbst, und ein Mensch prüft nur noch. Das ist der eigentliche Grund, warum dieses Thema Deinen Betrieb entlasten kann, statt ihn nur mit einer weiteren Pflicht zu belegen.

Ein Bild dafür: Ein PDF ist ein Foto von einem ausgefüllten Formular. Du siehst alles, aber die Felder existieren nur für Dein Auge. Eine E-Rechnung ist das Formular selbst, mit beschrifteten Feldern, in denen die Werte einzeln stehen. Ein Programm kann in das Feld „Rechnungsbetrag" greifen und den Wert herausnehmen. In ein Foto kann es nicht greifen.

Du denkst jetzt vielleicht: Mein PDF hat doch alle Angaben. Stimmt, für ein Auge. Für eine Software sind die Angaben in einem PDF nur Pixel. Der Datensatz dahinter fehlt, und genau den verlangt das neue Format. Es gibt Varianten, die beides verbinden, ein lesbares PDF mit eingebettetem Datensatz, und reine Datenformate ohne Bild. Die reine Datenvariante sieht geöffnet aus wie Programmcode, nicht wie eine Rechnung, und erschrickt beim ersten Mal jeden, der sie ohne passendes Programm öffnet. Das ist kein Fehler, das ist das Format. Welche Variante Deine Partner Dir schicken, entscheidest nicht Du. Du musst nur beide annehmen können.

Für Deinen Betrieb folgt daraus eine einfache Prüffrage, die Du Dir bei jeder Rechnung stellen kannst, die ab jetzt eingeht: Hat ein Mensch diese Werte abgetippt, oder hat ein Programm sie übernommen? Solange die Antwort „abgetippt" lautet, nutzt Du den Datensatz noch nicht, selbst wenn er mitgeliefert wurde. Die Pflicht ist dann erfüllt, der Nutzen noch nicht gehoben. Beides zusammen ist das Ziel.

Wie gehen Rechnungen heute bei Dir ein und aus?

Das ist Dein erster Schritt, und er kostet Dich eine Stunde mit Zettel und Stift. Bevor Du Software prüfst oder Angebote einholst, schreibst Du auf, wie eine Rechnung heute tatsächlich durch Deinen Betrieb läuft.

Für den Eingang: Über welche Wege kommen Rechnungen an? Per Post, per E-Mail an Dich, per E-Mail an eine Sammeladresse, über ein Kundenportal, als Anhang in einer Nachricht an einen Mitarbeiter. Wo landet die Rechnung danach? In einem Ordner, in einem Postfach, auf einem Stapel neben dem Drucker. Wer sieht sie als Erstes, wer gibt sie frei, wer bucht sie, wer zahlt sie.

Für den Ausgang: Womit schreibst Du Rechnungen heute? In einem Rechnungsprogramm, in einer Tabellenkalkulation, in einer Textvorlage. Wie verschickst Du sie, und wer tut das.

Nimm dafür eine einzelne, echte Rechnung der letzten Woche und verfolge sie. Nicht den Ablauf, wie er sein sollte, sondern den Weg, den dieses eine Stück tatsächlich genommen hat. Die Materialrechnung kam per E-Mail an Deinen Meister, der hat sie an Dich weitergeleitet, Du hast sie ausgedruckt und in die Ablage für die Steuerberatung gelegt, und bezahlt wurde sie, als die Mahnung kam. So etwas steht in keiner Beschreibung, aber es steht auf Deinem Zettel, wenn Du ehrlich verfolgst. Genau diese Ehrlichkeit macht die Stunde wertvoll.

Ein Übergang ist jede Stelle, an der die Rechnung von einer Hand in die nächste geht, von einem Ort an den nächsten oder von einer Form in die andere. E-Mail zu Ausdruck ist ein Übergang. Ausdruck zu Buchung ist ein Übergang. Buchung zu Überweisung ist ein Übergang. Schreibe zu jedem Übergang drei Dinge: wer ihn macht, womit, und wie lange die Rechnung davor liegt. Die dritte Angabe überrascht die meisten am stärksten, weil sie zeigt, wo die Zeit im Betrieb tatsächlich verbraucht wird: nicht im Tun, sondern im Liegen.

Am Ende dieser Stunde hast Du zwei Wege auf dem Papier. Jeder Übergang auf diesen Wegen, bei dem heute ein Mensch etwas abtippt, weiterleitet oder sucht, ist eine Stelle, an der sich mit der E-Rechnung etwas ändert. Die Liste ist Dein Bauplan. Ohne sie prüfst Du Software gegen eine Vorstellung statt gegen Deinen Betrieb.

Wer in Deinem Betrieb bearbeitet eingehende Rechnungen, und was ändert sich dort?

Die Person, die heute Rechnungen öffnet, prüft und weitergibt, bleibt die Person, die das morgen tut. Was sich ändert, ist ihr Handgriff: Statt zu lesen und abzutippen, prüft sie, ob der Datensatz, den die Software eingelesen hat, zur Lieferung passt.

Oft ist diese Stelle in kleineren Betrieben gar nicht benannt. Rechnungen kommen bei Dir an, weil Du der Ansprechpartner bist, und Du gibst sie weiter, wenn Du dazu kommst. Das funktioniert, solange Rechnungen Umschläge sind, die auffallen. Mit der E-Rechnung wird das zum Problem, weil eine Datei im falschen Postfach nicht mehr auffällt wie ein Umschlag auf dem Schreibtisch. Deshalb legst Du jetzt drei Dinge fest:

Erstens eine feste Eingangsadresse für Rechnungen, die Du Deinen Lieferanten nennst. Zweitens eine Person, die dieses Postfach täglich prüft, und eine Vertretung. Drittens, was diese Person tut, wenn eine Datei nicht lesbar ist: wen sie fragt, und wie sie den Absender um eine neue Datei bittet.

Zur Eingangsadresse: Sie muss nicht neu sein, aber sie muss eindeutig sein. Eine Adresse, die nur für Rechnungen gilt, nicht für Angebote, Rückfragen und Weihnachtsgrüße. Du teilst sie Deinen Lieferanten einmal mit, am besten schriftlich, und bittest sie, Rechnungen künftig nur noch dorthin zu schicken. Ein Teil wird sich daran halten, ein Teil nicht. Für den zweiten Teil gilt die Regel: Wer eine Rechnung an einer anderen Adresse findet, leitet sie an die Eingangsadresse weiter, bevor er irgendetwas anderes damit tut. So landet alles an einem Ort, egal wo es ankam.

Zur Vertretung: Der häufigste Ausfall ist nicht Krankheit, sondern Urlaub. Zwei Wochen, in denen niemand das Postfach öffnet, reichen, damit Skontofristen verstreichen und Mahnungen eintreffen. Die Vertretung muss nicht buchen können. Sie muss das Postfach öffnen, prüfen, ob eine Datei lesbar ist, und sie an den richtigen Ort legen. Das kann jeder im Betrieb lernen, der eine E-Mail öffnen kann.

Zum Ablauf bei unlesbaren Dateien: Du schreibst einen einzigen Satz vor, den die zuständige Person an den Absender schickt. Etwa: „Wir konnten Ihre Rechnung Nummer X nicht öffnen, bitte senden Sie uns die Datei erneut im Format Y oder zusätzlich als PDF." Dieser Satz liegt als Vorlage bereit. Niemand muss ihn jedes Mal neu formulieren, niemand muss Dich fragen, ob er ihn schicken darf.

Das klingt nach Verwaltung. Es ist das Gegenteil. Ohne diese drei Festlegungen rennst Du weiterhin Rechnungen hinterher, nur jetzt in digitaler Form. Mit ihnen hat jede Rechnung einen Ort, eine Person und einen Ablauf, und Du bist nicht mehr der Engpass.

Was muss Deine Rechnungssoftware können, damit Du vorbereitet bist?

Sie muss zwei Dinge können: ein strukturiertes Rechnungsformat einlesen und ein strukturiertes Rechnungsformat erzeugen. Alles andere ist Komfort.

Beim Einlesen prüfst Du: Erkennt die Software eine eingehende Datei im neuen Format und zeigt sie Dir lesbar an? Übernimmt sie die Werte in Deine Buchhaltung oder in Deine Zahlungsliste? Meldet sie, wenn eine Datei fehlerhaft ist? Beim Erzeugen prüfst Du: Kann die Software Deine Ausgangsrechnung als strukturierte Datei ausgeben, und zwar in dem Format, das Dein Kunde annimmt?

Die Formate haben Namen, und Dein Anbieter muss Dir sagen können, welche davon seine Software liest und welche sie schreibt. Wenn die Antwort lautet „wir arbeiten daran", ist das eine Antwort, die Du notierst, mit Datum. Wenn die Antwort lautet „das können wir seit Version soundso", lässt Du es Dir zeigen. Die Frage an den Anbieter formulierst Du so konkret wie möglich: „Ich bekomme von meinem Großhändler eine Rechnung in diesem Format. Zeigen Sie mir, wie Ihre Software sie einliest und die Beträge übernimmt." Eine Vorführung an Deinem Fall sagt mehr als jede Antwort auf eine allgemeine Frage.

Die beste Prüfung ist keine Produktbeschreibung, sondern ein Versuch. Du lässt Dir von einem Lieferanten eine Rechnung im neuen Format schicken und liest sie ein. Du erzeugst eine Testrechnung an Dich selbst und öffnest sie mit einem anderen Programm. Beides dauert einen Nachmittag und sagt Dir mehr als jede Funktionsliste. Beim Einlesen achtest Du darauf, ob die Beträge, die die Software übernommen hat, mit denen übereinstimmen, die Du im lesbaren Teil siehst. Beim Erzeugen achtest Du darauf, ob das andere Programm Deine Datei ohne Fehlermeldung öffnet. Ein Fehler in diesem Testlauf kostet Dich einen Nachmittag. Derselbe Fehler bei einer echten Kundenrechnung kostet Dich die Zahlung und eine Rückfrage.

Wenn Du Rechnungen heute in einer Tabellenkalkulation oder Textvorlage schreibst, ist das der Moment, in dem Du das ablöst. Nicht, weil die Vorlage schlecht wäre, sondern weil aus ihr kein Datensatz entsteht. Du kannst eine Tabelle als PDF speichern, aber nicht als E-Rechnung, und daran ändert auch die beste Vorlage nichts. Hier wartest Du nicht, bis die Frist drängt. Ein Programmwechsel unter Zeitdruck kostet Dich mehr als derselbe Wechsel mit Vorlauf: Du überträgst Kundendaten im Stress, Du lernst die Bedienung am echten Fall, und die erste Rechnung aus dem neuen Programm geht an einen echten Kunden statt an Dich selbst.

Rechne mit einer Übergangszeit, in der beides nebeneinander läuft. Ein Teil Deiner Lieferanten schickt noch PDF, ein Teil schon den Datensatz. Ein Teil Deiner Kunden will noch Papier, ein Teil verlangt das neue Format. Deine Software muss in dieser Zeit beide Wege bedienen, ohne dass Du für jede Rechnung überlegst, welcher Weg gilt. Frage den Anbieter deshalb auch, wie seine Software mit einer eingehenden Rechnung umgeht, die nur als PDF kommt. Wenn sie dafür einen eigenen, klaren Weg hat, bist Du für die Übergangszeit vorbereitet.

Was legst Du mit Deiner Steuerberatung vorab fest?

Vier Punkte, und Du bringst sie als Liste mit, statt zu fragen, was Du tun sollst. Erstens: Welche Fristen gelten für Deinen Betrieb beim Versand, abhängig von Größe und Kundenkreis. Zweitens: Wie und wo die eingehenden Datensätze aufbewahrt werden, damit die Aufbewahrung den Anforderungen genügt. Drittens: In welcher Form Deine Steuerberatung die Rechnungen von Dir bekommen will, als Datei, über eine Schnittstelle oder über ein gemeinsames Programm. Viertens: Was mit Rechnungen passiert, die weiterhin als Papier oder PDF kommen, etwa von Privatkunden oder aus dem Ausland.

Zum zweiten Punkt ein Hinweis, der oft untergeht: Bei der E-Rechnung ist der Datensatz das Original, nicht der Ausdruck. Wer eine E-Rechnung ausdruckt und den Ausdruck ablegt, hat ein Bild aufbewahrt, nicht die Rechnung. Wie genau Du den Datensatz aufbewahren musst, in welcher Form und für welchen Zeitraum, klärst Du mit Deiner Steuerberatung, denn das hängt von Deinem Betrieb ab. Dass Du es klären musst, bevor die ersten Datensätze eingehen, steht fest. Danach musst Du nachholen, was Du vorher hättest einrichten können.

Zum dritten Punkt: Viele Steuerberatungen haben bereits einen Weg, auf dem sie Belege digital bekommen wollen. Wenn Du den kennst, kannst Du Deine Software daran ausrichten, statt nachher eine Brücke zu bauen. Die Frage lautet nicht „Was machen Sie mit E-Rechnungen?", sondern „Wie soll eine eingehende E-Rechnung von meinem Postfach zu Ihnen kommen, mit so wenigen Handgriffen wie möglich?" Das ist eine Frage, auf die Deine Steuerberatung eine fertige Antwort hat.

Der Grund, das vorab zu klären: Deine Steuerberatung arbeitet mit vielen Betrieben und hat für diese Fragen fertige Antworten. Was sie nicht hat, ist Deine Liste aus dem dritten Abschnitt. Die bringst Du mit. Das Gespräch wird dann kurz, weil Ihr über Deinen Betrieb sprecht und nicht über das Gesetz im Allgemeinen. Du gehst hinaus mit vier Antworten, die zu Deinem Rechnungsweg passen, statt mit einem Merkblatt, das für jeden gilt und für niemanden genau.

Ich ersetze hier keine Steuerberatung, und ich will es auch nicht. Was ich Dir gebe, ist die Reihenfolge, in der Du dort ankommst: vorbereitet statt fragend.

Warum die E-Rechnung Deinen Papierkram verkleinern kann, statt ihn zu vergrößern

Weil der Datensatz die Arbeit übernimmt, die heute Deine Stunden bindet: Werte abtippen, Belege suchen, Beträge vergleichen. Eine Pflicht, die Dir diese Handgriffe abnimmt, ist keine zusätzliche Last, sie ist der Anlass, den Rechnungsweg einmal sauber zu bauen.

Das gilt nur, wenn Du die Vorbereitung in der Reihenfolge machst, die ich oben beschrieben habe. Wer nur die Software tauscht und den Rest lässt, hat am Ende dasselbe Postfach-Chaos mit einem neuen Dateiformat. Wer den Weg zuerst aufschreibt, sieht sofort, welche Übergänge mit dem Datensatz von selbst laufen können: Eingang erkennen, Werte übernehmen, Zahlung vormerken, Beleg ablegen.

Hier liegt der Unterschied zwischen zwei Haltungen, die Du beide bei Betrieben siehst. Die eine behandelt die E-Rechnung als Pflicht: Was muss ich mindestens tun, damit ich nichts falsch mache? Die andere behandelt sie als Anlass: Wenn ich den Rechnungsweg ohnehin anfassen muss, was nehme ich dann gleich mit heraus? Beide erfüllen die Pflicht. Nur die zweite hat danach weniger Arbeit als vorher. Der Aufwand ist für beide fast derselbe, weil die vier Schritte dieselben sind. Der Unterschied liegt darin, ob Du bei jedem Übergang fragst: Muss das hier noch jemand von Hand tun, oder kann der Datensatz das jetzt übernehmen?

Deine Liste aus dem dritten Abschnitt beantwortet diese Frage für jeden einzelnen Übergang. Dort, wo heute jemand abtippt, kann der Datensatz übernehmen. Dort, wo heute jemand sucht, kann eine feste Ablage greifen. Dort, wo heute jemand vergleicht, kann die Software den Betrag aus der Rechnung neben den Betrag aus der Bestellung legen. Nicht jeder Übergang verschwindet, aber jeder, der verschwindet, gibt Dir Zeit zurück, jede Woche, ohne dass Du noch einmal darüber nachdenkst.

Falls Du wissen willst, wo in Deinem Betrieb die Stunden sonst noch hängen bleiben, abseits der Rechnungen, habe ich das in einem eigenen Artikel aufgeschrieben: Papierkram im Betrieb loswerden: Wo die Stunden wirklich hängen bleiben. Dieser Artikel hier bleibt bei der Rechnung.

Die Reihenfolge in einem Satz

Erst aufschreiben, wie Rechnungen laufen. Dann festlegen, wer sie bearbeitet. Dann prüfen, was die Software kann. Dann mit der Steuerberatung klären, was offen bleibt. Vier Schritte, keiner davon braucht ein Gutachten, und jeder bringt Dich einen Übergang weiter, an dem heute noch jemand abtippt.

Die Reihenfolge ist kein Vorschlag, sie ist Logik. Du kannst keine Software gegen einen Ablauf prüfen, den Du nicht aufgeschrieben hast. Du kannst keine Zuständigkeit festlegen, wenn Du nicht weißt, an welcher Stelle sie greift. Und Du kannst mit Deiner Steuerberatung nicht über Deinen Betrieb sprechen, wenn Du nur Fragen mitbringst und keine Beschreibung. Jeder Schritt liefert das Material für den nächsten.

Was es Dich kostet, wenn Du wartest, ist keine Strafe, sondern Zeitdruck: dieselben vier Schritte, nur dann mit einer Frist im Nacken und ohne Testlauf. Das ist keine Meinung, das ist Rechnen.

Wenn Du den Rechnungsweg aufgeschrieben hast und siehst, wie viele Übergänge von Hand laufen, dann ist das der Moment, an dem wir ins Spiel kommen: Sieh Dir an, wie wir Betrieben den Papierkram abnehmen.