Das Büro hängt an Dir: Was bei Urlaub und Krankheit liegen

Was bleibt im Büro liegen, wenn Du im Urlaub oder krank bist?

Liegen bleibt alles, was nur Du anstößt: Rechnungen schreiben, Post öffnen, Anfragen beantworten und Rückrufe erledigen. Wer schreibt die Rechnungen und öffnet die Post, wenn Du weg bist? Solange es nirgends steht, macht es niemand. Dein Team arbeitet weiter, nur an dieser Stelle fehlt ihm der Einstieg.

Ein Beispiel: Ein Kunde ruft an und will seinen Termin verschieben. Deine Kollegin sieht Deinen Kalender nicht. Sie notiert die Nummer auf einem Zettel und vertröstet ihn. Nach Deiner Rückkehr findest Du einen Stapel solcher Zettel, und hinter jedem steht ein Kunde, der seit Tagen auf eine Antwort wartet.

Deine Leute machen dabei nichts falsch. Du bist bisher die einzige Stelle, die alle Abläufe kennt. Fällst Du aus, fehlt diese Stelle.

Wie findest Du in zwei Wochen heraus, was nicht warten kann?

Du führst zwei Wochen lang eine Strichliste über jede Büroaufgabe, die bei Dir anfällt. Ich nehme zwei Wochen statt einer, weil manches nur alle vierzehn Tage kommt. Was monatlich anfällt, etwa die Lohnunterlagen, ergänzt Du aus Deinem Kalender.

Pro Zeile notierst Du drei Dinge: die Aufgabe, wie oft sie anfällt und bis wann sie erledigt sein muss. Danach sortierst Du jede Zeile in eine von drei Gruppen: sofort, in einer Woche oder nach Deiner Rückkehr.

So sieht das aus: Eine Eingangsrechnung mit Skontofrist gehört in die erste Gruppe, weil Dich jeder Tag Verspätung den Abzug kosten kann. Ein Angebot, auf das ein Kunde wartet, gehört ebenfalls dorthin. Das Ablegen der Lieferscheine kann eine Woche warten.

Was bei Krankheit sofort erledigt werden muss, erkennst Du an einer Frage: Wartet draußen jemand, oder läuft eine Frist? Trifft beides nicht zu, kann die Aufgabe auf Dich warten.

Wo hältst Du fest, was Deine Vertretung wissen muss?

Du hältst es auf einer einzigen Seite fest, an einem Ort, den jeder im Betrieb kennt: ausgedruckt in einem Ordner neben dem Telefon und als Datei auf dem gemeinsamen Laufwerk. Eine Seite reicht, weil darauf nur die erste Gruppe steht. Alles andere wartet auf Dich.

Jede Zeile beantwortet vier Fragen: Was ist zu tun? Bis wann? Wo liegen die Unterlagen? Wer entscheidet, wenn etwas unklar ist? Die Vertretung kann eine Kollegin, ein Kollege oder eine externe Hilfe sein. Entscheidend ist, dass ihr Name auf Deiner Liste steht.

Ob eine Zeile ausführlich genug ist, prüfst Du an einem Maßstab: Jemand anderes erledigt die Aufgabe damit ohne Rückfrage. Wie Du dabei vorgehst, steht in Wie Du einen Ablauf aufschreibst, bevor Du ihn automatisierst.

Den Test machst Du, solange Du noch da bist: Deine Vertretung erledigt eine Woche lang die erste Gruppe. Jede Rückfrage zeigt Dir eine Zeile, die Du genauer fassen musst. Eine Liste, die nur Du verstehst, ist noch keine Vertretung.

Dein nächster Schritt: Leg heute ein Blatt neben Dein Telefon und schreib die erste Zeile Deiner Strichliste. In vierzehn Tagen hast Du alles, was Deine Vertretungsliste braucht.

Was auf dieser Liste Woche für Woche gleich abläuft, braucht auf Dauer vielleicht gar keine Vertretung, weil es von allein laufen kann. Sieh Dir an, wie wir Betrieben den Papierkram abnehmen