Daten doppelt eintippen: Warum dieselben Angaben in drei Listen stehen und wo Du sie nur einmal erfasst

Warum stehen dieselben Angaben bei Dir in mehreren Listen?

Jede Liste ist an einer anderen Station Deines Betriebs entstanden, und keine weiß von der anderen. Für die Anfrage hattest Du einen Block, für die Planung eine Excel-Tabelle, für das Angebot eine Vorlage. Jede dieser Lösungen war für sich vernünftig. Zusammen geben sie Dir drei Orte für eine einzige Angabe.

So sieht das bei Dir aus: Ein Kunde ruft an, und Du notierst Name, Adresse und Maße auf dem Zettel. Abends trägst Du alles in die Liste ein. Am nächsten Morgen tippst Du es ins Angebot. Das sind drei Eingaben für eine Information. Ändert der Kunde seine Telefonnummer, musst Du sie an drei Stellen ändern. Danach ist nicht mehr sicher, welche Fassung stimmt.

Jede Kopie einer Angabe ist eine weitere Stelle, an der sie bei Dir falsch werden kann.

Wie findest Du heraus, welche Angaben Du mehrfach eintippst?

Das zeigt Dir eine Strichliste über eine Arbeitswoche. Du legst ein Blatt neben Deine Tastatur. Jedes Mal, wenn Du etwas abtippst, das schon irgendwo steht, machst Du einen Strich. Vier Spalten reichen: welche Angabe, von wo, wohin und ob Du dabei einen Fehler korrigiert hast.

Nach fünf Tagen gehst Du die Liste durch. Die Zeile mit den meisten Strichen ist Deine teuerste Übertragung. Rechne ihre Striche mal die Minuten pro Eingabe, dann siehst Du, was Dich diese Doppelung jede Woche kostet. Die Korrekturspalte zeigt Dir, bei welcher Übertragung Deine Tippfehler entstehen.

Vielleicht denkst Du jetzt: Das weiß ich auch ohne Liste. Die Strichliste zeigt Dir aber gerade die Übertragungen, die Du nicht mehr bemerkst, weil sie längst Routine sind. Wie Du solche unauffälligen Handgriffe im ganzen Betrieb findest, beschreibe ich in Welcher Vorgang kostet in Deinem Betrieb am meisten Zeit, ohne dass es Dir auffällt?.

Wo sollte eine Angabe nur einmal entstehen?

Sie sollte dort entstehen, wo sie zum ersten Mal in Deinen Betrieb kommt. Bei Kundendaten ist das die Anfrage, bei Maßen das Aufmaß vor Ort. An dieser Stelle erfasst Du die Angabe einmal, vollständig und digital. Jede weitere Station liest sie dort ab, statt sie neu zu schreiben.

Für Dein Beispiel heißt das: Du nimmst das Aufmaß direkt in die Liste auf statt erst auf den Zettel. Das Angebot holt sich Name, Adresse und Maße aus dieser Liste. Aus drei Eingaben wird eine. Ändert sich die Telefonnummer, änderst Du sie an einer Stelle. Die Regel dahinter: eine Angabe, ein Ursprung, beliebig viele Stellen, die sie ablesen.

Erst jetzt lohnt sich für Dich die Frage nach einer Automatisierung. Automatisierung heißt hier: Eine feste Regel übernimmt die Übertragung, die Du bisher von Hand machst. Das funktioniert, sobald die Übertragung immer gleich abläuft. Automatisierst Du vor der Strichliste, kopiert die Regel Deine drei Listen nur schneller, statt sie zu einer zusammenzuführen.

Ob Deine Listen geordnet sind, hängt an einer Entscheidung, die Du triffst: wo jede Angabe einmal hingehört. Wenn Du diese Art zu entscheiden auch über Deinen Betrieb hinaus festigen willst, melde Dich für die kostenlose Challenge auf impruvement.com/challenge an. Sie dauert vier Tage und ist ein greifbarer erster Schritt in Werden → Machen → Haben.