Rechnungen hinterherrennen: Warum Zahlungen auf sich warten lassen und was Du vorab klärst

Warum lassen Kunden Deine Rechnungen liegen, obwohl sie zahlen wollen?

Die meisten Deiner Kunden zahlen nicht zu spät, weil sie nicht wollen. Sie zahlen zu spät, weil Deine Rechnung bei ihnen ohne Dringlichkeit ankommt. Ohne klaren Termin landet sie auf dem Stapel, den Dein Kunde selbst vor sich herschiebt.

Zahlungsbedingung heißt: Du legst vor dem Auftrag fest, bis wann und wie das Geld bei Dir sein soll. Steht das nur im Kleingedruckten der Rechnung, liest es niemand. Steht es im Angebot und noch einmal oben in der Rechnung, hat Dein Kunde es zweimal gesehen, bevor er zahlen soll.

Ein Beispiel. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum" auf Seite zwei ist eine Formalie, die Dein Kunde erst ausrechnen muss. „Fällig am 31. Oktober" direkt unter dem Betrag ist ein Termin, den er in seinen Kalender trägt. Ein Termin wird eingehalten. Eine Frist wird vergessen.

Wie oft und wann solltest Du bei offenen Rechnungen nachfassen?

Nachfassen hat einen festen Tag in der Woche, nicht einen Moment, in dem Dir die Rechnung zufällig einfällt. Ich halte es in drei Stufen: eine kurze Erinnerung zwei Tage nach Fälligkeit, ein Anruf eine Woche später, eine schriftliche Zahlungserinnerung mit neuem Termin nach zwei Wochen. Jede Stufe steht am Nachfasstag an, nie dazwischen.

Das Nachfassen beginnt aber früher, beim Rechnungsdatum. Die späteste Rechnung ist die, die Du noch nicht geschrieben hast. Schließt Du den Auftrag am Montag ab und schreibst die Rechnung erst am Freitag der Folgewoche, hat Dein Kunde elf Tage Vorsprung, bevor Deine Frist überhaupt beginnt. Rechnung am Tag der Leistung heißt: Die Frist läuft, solange Deine Arbeit beim Kunden noch frisch im Kopf ist.

Du denkst jetzt: Wer jede Woche nachfasst, nervt. Das Gegenteil trifft zu. Wer unregelmäßig nachfasst, wirkt beliebig, und beliebige Rechnungen zahlt Dein Kunde zuletzt.

Wie behältst Du den Überblick über offene Posten, ohne dass der Papierkram wächst?

Du behältst den Überblick mit einer einzigen Liste, die jede offene Rechnung mit vier Angaben führt: Kunde, Betrag, Fälligkeitstag, letzter Kontakt. Mehr braucht sie nicht. Eine Tabelle reicht, solange eine Person sie pflegt und nicht drei.

So baust Du sie in einer Woche auf. Montag: alle offenen Rechnungen aus Buchhaltung und Postausgang eintragen, nach Fälligkeit sortiert. Dienstag: bei jeder überfälligen Rechnung letzten Kontakt und nächsten Schritt notieren. Mittwoch: den Nachfasstag festlegen, etwa jeden Donnerstag um neun. Donnerstag: erster Durchlauf, jede überfällige Rechnung bekommt eine Erinnerung oder einen Anruf. Freitag: festlegen, wer die Liste ab der nächsten Woche führt.

Und das bist nicht Du nebenbei. Wer die Rechnungen schreibt, fasst nach. Du bekommst einmal pro Woche eine Zahl: die Summe der überfälligen Posten. Du greifst nur ein, wenn ein Anruf von Dir mehr bewirkt als einer aus dem Büro. Wo der restliche Papierkram in Deinem Betrieb die Stunden bindet, habe ich hier aufgeschrieben: Papierkram im Betrieb loswerden.

Dein nächster Schritt: Nimm heute die drei ältesten offenen Rechnungen, trage sie mit Kunde, Betrag, Fälligkeitstag und letztem Kontakt in eine Liste ein und setze den ersten Nachfasstag in Deinen Kalender. Alles Weitere folgt aus dieser Liste.

Sieh Dir an, wie wir Betrieben den Papierkram abnehmen