Weniger Büro im Betrieb: Welche Büroaufgaben Du streichst, bevor Du sie besser organisierst

Warum lohnt es sich, zu streichen, bevor Du organisierst?

Jede Ordnung, die Du um eine Aufgabe baust, hält diese Aufgabe am Leben. Eine überflüssige Aufgabe kostet Dich weiter Zeit, auch wenn sie sauber organisiert ist. Organisieren macht eine Aufgabe schneller. Streichen nimmt sie Dir ganz ab.

Ein Beispiel: Du legst Lieferscheine in einen neuen, beschrifteten Ordner, obwohl dieselben Belege längst in Deinem Warenwirtschaftsprogramm stehen. Der Ordner ist ordentlicher als vorher. Die Arbeit bleibt trotzdem bei Dir. Die beste Ordnung für eine unnötige Aufgabe ist keine.

Woran erkennst Du Büroarbeit, die niemand braucht?

An drei Zeichen: Niemand fragt nach dem Ergebnis. Dieselbe Angabe liegt schon an anderer Stelle. Oder die Aufgabe entsteht nur, weil vorher eine Angabe gefehlt hat.

Das erste Zeichen trifft oft Berichte. Du schreibst jeden Monat eine Übersicht, und niemand antwortet darauf. Der Test kostet Dich nichts: Lass sie einmal weg und notiere, wer nachfragt.

Das zweite Zeichen trifft doppelte Ablagen. Eine Rechnung liegt als PDF in Deinem Postfach, ausgedruckt im Ordner und noch einmal im Buchhaltungsprogramm. Drei Ablageorte für einen Beleg. Einer davon trägt, die anderen beiden hältst Du aus Gewohnheit.

Das dritte Zeichen trifft Rückfragen. Ruft ein Kunde an, weil Deine Terminbestätigung keine Uhrzeit nennt, hätte sich der Anruf vermeiden lassen. Eine Zeile mehr in der Bestätigung erspart Dir jede weitere Rückfrage dieser Art.

Wie sortierst Du Deinen Papierkram in vier Gruppen?

Du schreibst zwei Wochen lang jede wiederkehrende Büroaufgabe auf, jeweils mit Häufigkeit und Dauer. Danach bekommt jede Aufgabe genau eine von vier Gruppen: streichen, seltener machen, abgeben, behalten. Zwei Wochen reichen, weil Du so jede wöchentliche Aufgabe zweimal siehst. Was nur monatlich anfällt, ergänzt Du aus Deinem Kalender.

Ich stelle jeder Aufgabe drei Fragen, immer in derselben Reihenfolge. Erstens: Was passiert, wenn sie wegfällt? Lautet Deine ehrliche Antwort „nichts", streichst Du sie. Zweitens: Reicht es seltener? Den Kontoabgleich, den Du täglich machst, erledigst Du vielleicht genauso gut einmal pro Woche in einem Zug. Drittens: Braucht die Aufgabe Dein Urteil? Wenn nicht, gibst Du sie ab.

Nur was alle drei Fragen übersteht, behältst Du. Erst diese Restliste lohnt es sich, besser zu organisieren. Wo die verbleibenden Stunden dann genau hängen, zeigt Dir der Artikel Papierkram im Betrieb loswerden.

Für den ersten Schritt musst Du nicht zwei Wochen warten. Nimm heute die eine Aufgabe, bei der Du schon bei den drei Zeichen an Deinen eigenen Schreibtisch gedacht hast, und lass sie diese Woche weg. Notiere, wer nachfragt. Fragt niemand, ist sie gestrichen, und Deine Liste beginnt mit einem Eintrag weniger.

Sieh Dir an, wie wir Betrieben den Papierkram abnehmen