Den zweiten Ablauf automatisieren: Was Du nach dem ersten Erfolg anders machst

Woran erkennst Du, dass Dein erster Ablauf stabil genug ist?

Dein erster Ablauf ist stabil genug, wenn er zwei Wochen ohne Deinen Eingriff läuft. Der Auslöser feuert von selbst, das Ergebnis landet im richtigen System, und Fehler melden sich bei Dir, statt dass Du sie suchen musst. Nach genau diesen Punkten nehme ich bei imprUvement einen Piloten ab.

Ein Beispiel: Deine Terminanfragen per Mail tragen sich selbst ein, verschicken die Bestätigung und erinnern beide Seiten. Hast Du in diesen zwei Wochen dreimal nachgesehen, ob es wirklich geklappt hat, dann läuft der Ablauf noch mit Dir als stiller Aufsicht. Diese Aufsicht ist Arbeitszeit. Startest Du jetzt den zweiten Ablauf, zahlst Du sie doppelt.

Stabil heißt: Du schaust nicht mehr nach, weil Du Fehler gemeldet bekommst.

Was übernimmst Du vom ersten Ablauf, und was entscheidest Du neu?

Du übernimmst die Form, also die Art, wie Du den ersten Ablauf aufgeschrieben, geprüft und abgenommen hast. Neu entscheidest Du drei Punkte, die sich beim ersten Mal von selbst geklärt haben: Zuständigkeit, Kontrolle und Zeitplan.

Beim ersten Ablauf warst Du zuständig, Du hast jeden Fall angesehen, und der Termin stand, weil alle gespannt waren. Beim zweiten fehlt Dir diese Aufmerksamkeit. Er läuft nebenher, und für das, was nebenher läuft, trägt niemand die Verantwortung.

Automatisierst Du als Zweites Deine Zahlungserinnerungen, gehört die Zuständigkeit vielleicht nicht mehr Dir. Sie gehört der Person, die heute die Zahlungseingänge prüft. Sie braucht die Fehlermeldungen, nicht Du.

Die Vorlage übernimmst Du. Die Namen trägst Du neu ein.

Wie viele Abläufe kann Dein Betrieb gleichzeitig automatisieren?

Laufen können in Deinem Betrieb viele Abläufe gleichzeitig. Einführen solltest Du sie nacheinander. Der Engpass ist nicht die Technik, sondern Deine Aufmerksamkeit in den zwei Wochen, in denen ein neuer Ablauf beweist, dass er hält.

Die Rechnung dahinter: Führst Du drei Abläufe in derselben Woche ein und einer meldet einen Fehler, suchst Du die Ursache an drei Stellen. Führst Du sie im Abstand von zwei Wochen ein, suchst Du an einer. Nach sechs Wochen ist jeder der drei einzeln abgenommen.

Du denkst jetzt: Das dauert. Für den einzelnen Ablauf dauert es länger. Für Deinen Betrieb geht es schneller, weil keine Störung drei Abläufe gleichzeitig verdächtig macht.

Was passiert, wenn diese drei Entscheidungen offen bleiben, beschreibe ich in Warum eine eingeführte Automatisierung nach ein paar Wochen wieder im alten Ablauf verschwindet.

Dein nächster Schritt: Schreib heute für Deinen zweiten Ablauf drei Angaben auf ein Blatt. Wer zuständig ist, wer die Fehlermeldungen bekommt und bis wann er zwei Wochen ohne Dich gelaufen sein soll. Jede dieser Angaben ist eine Entscheidung, die Du triffst, bevor Du baust. Wie Du Entscheidungen einmal festlegst, statt sie jede Woche neu zu treffen, übst Du in der vier Tage langen Challenge auf impruvement.com.