Wenn sich Dein Ablauf ändert: Was Du an einer laufenden

Woran merkst Du, dass Deine Automatisierung nicht mehr zu Deiner Praxis passt?

Du merkst es daran, dass jemand nacharbeitet, was der Ablauf erledigen sollte. Die Automatisierung meldet keinen Fehler, denn technisch läuft sie sauber. Die Abweichung zeigt sich bei Dir und Deinem Team.

Ein Beispiel: Du erhöhst Deine Anfahrtspauschale. Die automatische Auftragsbestätigung nennt weiter den alten Betrag. Deine Bürokraft korrigiert ihn bei jedem Auftrag von Hand und erwähnt es nicht, weil es nur eine Minute kostet.

Achte auf drei Zeichen: eine Korrektur, die sich wiederholt, eine Kundenrückfrage zu einer Angabe, die stimmen müsste, und den Satz „Das mache ich lieber schnell selbst".

Ein Fehler meldet sich. Eine veraltete Regel arbeitet still weiter.

Wer ist zuständig, wenn sich ein Preis oder ein Formular ändert?

Zuständig ist die Person, die die Änderung beschließt. Sie trägt sie an einer festen Stelle ein, bevor die Änderung gilt. Sonst erfährt Deine Automatisierung nie davon.

Änderungen entstehen bei Dir an vielen Orten: Die Preisliste änderst Du, das Kontaktformular Deine Webagentur, die Zuständigkeit Dein Team, die Software ihr Hersteller. Keiner davon denkt beim Ändern an den Ablauf, der die alte Angabe weiterverarbeitet.

Ich nutze dafür eine Änderungsliste mit drei Spalten: was sich ändert, ab wann und welcher Ablauf betroffen ist. Kündigt Dein Rechnungsprogramm eine neue Version an, gehört diese Ankündigung auf dieselbe Liste wie Dein neuer Preis.

Wer im Alltag die Störung auffängt, habe ich in Warum eine eingeführte Automatisierung nach ein paar Wochen wieder im alten Ablauf verschwindet beschrieben.

Deine Änderungen entstehen an vielen Stellen. Gesammelt werden sie an einer.

Musst Du bei jeder Änderung den ganzen Ablauf neu bauen lassen?

Nein. Du änderst nur die Regel, die von der Änderung berührt wird. Ein neuer Preis ist ein neuer Wert, kein neuer Ablauf.

Bevor die neue Regel gilt, machst Du einen kurzen Prüflauf. Prüflauf heißt: Du lässt echte Fälle mit der neuen Regel durchlaufen und vergleichst das Ergebnis mit dem, was Du von Hand erwarten würdest. Für die neue Anfahrtspauschale reichen drei Aufträge. Stimmt der Betrag in allen drei Bestätigungen, übernimmst Du die Regel.

Neu beschreiben musst Du den Ablauf erst, wenn sich sein Auslöser oder seine Reihenfolge ändert. Das ist zum Beispiel so, wenn Anfragen nicht mehr per E-Mail kommen, sondern über ein Buchungsformular. Die meisten Einträge auf Deiner Liste sind Werte, keine neuen Abläufe.

Du denkst jetzt: Das ist zusätzlicher Aufwand. Er kostet Dich einen Eintrag und drei Prüffälle. Die stille Handkorrektur kostet Dich jeden Auftrag aufs Neue.

Veränderung hält, wenn auch die Anpassung zum Ablauf gehört und nicht nur der Start. Für Dich gilt dasselbe: Ein neuer Anlauf trägt, wenn Du ihn pflegst, sobald sich Dein Rahmen verschiebt. Wenn Du diesen Weg für Dich selbst gehen willst, starte die vier Tage der Challenge auf impruvement.com/challenge.