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Papierkram nach dem Auftrag: Warum Berichte und
Von Redaktion··2 Min. Lesezeit
Warum schiebst Du die Dokumentation nach dem Auftrag immer weiter?
Für Dich ist der Auftrag mit dem letzten Handgriff abgeschlossen, und der Bericht fühlt sich nach Nacharbeit an. Beim Kunden wartet jemand auf Dich. Auf Deinen Bericht wartet niemand außer Deiner eigenen Rechnung.
Ich nenne das die Erinnerungslücke: die Zeit zwischen dem Ende Deiner Arbeit und dem Moment, in dem Du sie aufschreibst. Am selben Tag weißt Du noch, welches Teil Du zusätzlich verbaut hast und was der Kunde beim Gehen dazu gesagt hat. Drei Tage später setzt Du es aus Fotos, Nachrichten und Vermutungen zusammen.
Was Du vor Ort nicht festhältst, bezahlst Du am Schreibtisch mit Suchen.
Wo bleibt Dein Papierkram nach dem Auftrag hängen?
Das zeigt Dir eine Strichliste über zwei Wochen, nicht Dein Gefühl. Für jeden abgeschlossenen Auftrag notierst Du drei Zeitpunkte: Arbeit fertig, Bericht fertig, Rechnung verschickt.
Liegt die große Lücke zwischen Arbeit und Bericht, fehlt Dir vor Ort eine Gewohnheit. Liegt sie zwischen Bericht und Rechnung, fehlt in Deinem Bericht eine Angabe. Das ist zum Beispiel eine Zusatzleistung, die der Kunde nur mündlich bestellt hat.
Ein Abschlussbericht ist für Dich vollständig, wenn Du aus ihm die Rechnung schreiben kannst, ohne jemanden anzurufen. Wie Du dieselbe Strichliste für den übrigen Papierkram führst, habe ich in Papierkram im Betrieb loswerden: Wo die Stunden wirklich hängen bleiben beschrieben.
Welche drei Angaben hältst Du direkt vor Ort fest?
Du hältst drei Dinge fest, bevor Du beim Kunden einpackst: was Du gemacht hast, wie es aussieht und wer es abgenommen hat. Mehr braucht Dein Bericht nicht, damit Du daraus die Rechnung schreiben kannst.
Erstens Deine Leistung mit jeder Abweichung vom Auftrag. Bestellt der Kunde vor Ort einen zusätzlichen Anschluss, steht das als ein Satz in Deiner Auftragsnotiz, bevor Du das Werkzeug wegräumst.
Zweitens Fotos vom Ergebnis, aufgenommen genau dort, wo später Fragen kommen könnten. Ein Foto erspart Dir die Beschreibung, die Du abends formulieren müsstest.
Drittens die Abnahme: der Name der Person, die abgenommen hat, und offene Punkte, falls es welche gibt. Eine Unterschrift auf dem Bericht oder eine kurze Nachricht des Kunden hält das fest.
Du denkst jetzt: Beim Kunden fehlt mir dafür die Zeit. Die Zeit verbrauchst Du so oder so. Vor Ort ist es eine kurze Notiz, solange Du Dich noch genau erinnerst. Nach Feierabend im Büro ist es dieselbe Arbeit mit Lücken.
Dokumentiert wird dort, wo Deine Arbeit passiert.
Dein nächster Schritt: Leg für Deinen nächsten Auftrag eine Notiz mit drei Zeilen an, nämlich Leistung, Fotos und Abnahme. Füll sie aus, bevor Du beim Kunden einpackst. Ab demselben Tag schreibst Du zwei Wochen lang die drei Zeitpunkte mit.
Häufige Fragen
Deine Leistung mit allen Abweichungen vom Auftrag, Fotos vom Ergebnis und die Abnahme mit Namen und offenen Punkten. Fehlt eine davon, musst Du vor der Rechnung nachfragen.